Als ondernemer of accountant is het zaak dat cijfers correct zijn en dat ze zo snel mogelijk tevoorschijn kunnen komen. Cijfers zijn onmisbaar voor iedere onderneming; ze staan aan de basis van een goed advies. Met automatisering kunnen ondernemers en accountants secuur en accuraat aan de slag. Zo kunnen ze altijd met klanten meedenken en worden wijzigingen achteraf voorkomen. Automatisering helpt bij het hele proces. Hoe kunnen verschillende software pakketten op elkaar afgestemd worden?
De bedrijfsprocessen in kaart brengen
Voordat een bedrijf zich verdiept in de ins en outs van de software, zou het goed zijn zich eerst te verdiepen in de precieze bedrijfsprocessen. Welke processen worden nog handmatig uitgevoerd en op welke manier kan daar winst uit gehaald worden? Welke mogelijkheden zijn er om te digitaliseren?
Bij deze stap is het cruciaal na te gaan welke handelingen verricht worden en wat het uiteindelijke doel is. Zo ontstaat er een mogelijkheid te analyseren en te reflecteren op het proces
Een plan maken
Een plan maken is altijd een goede tip, omdat niets in een keer te doen is. Maak een prioriteitenlijst, waarbij het van essentieel belang is te groeperen. Welke zaken horen bij elkaar en moeten worden samengevoegd? Inkoopfacturen kunnen bijvoorbeeld digitaal worden aangeleverd door een klant, maar dan moet de bijbehorende bankinformatie ook gekoppeld worden.
Deze pakketten moeten met elkaar gaan samenwerken. Zo ontstaat automatisering. Zo wordt voorkomen dat gegevens achteraf alsnog handmatig moeten worden ingevoerd.
Het personeel betrekken bij het proces
Het succes van automatisering is groter als medewerkers worden betrokken bij het proces. Er wordt meer geleerd over het wel en wee van de pakketten, over het vernieuwde proces en de weerstand wordt geminimaliseerd. Het is funest medewerkers buiten te sluiten van dit soort processen.
Vaak zijn medewerkers bang dat ze overbodig worden en hun werk verdwijnt. In principe verdwijnt het werk niet, maar verandert de taak. In plaats van de uitvoerder te zijn, wordt degene de controleur.
Klanten meenemen in het automatiseringsproces
Klanten moeten natuurlijk tevreden zijn. Daarom is het een goed idee klanten mee te nemen in het automatiseringsproces. Hoe zien zij het voor zich? Wat zou handig zijn? En als ze tegen automatisering zijn: wat zit ze dwars? Op die manier kan bij het automatiseren van de software al rekening gehouden worden met de opzet en kunnen problemen voorkomen worden.
Besef als ondernemer dat een beter debiteurenbeheer mogelijk wordt. Zowel goede als slechte ontwikkelingen kunnen al snel worden gesignaleerd. Automatisering biedt een gouden kans om klanten extra aandacht te geven.
Gegevens digitaal aanleveren
Worden facturen digitaal aangeleverd van klantleveranciers? Optimaliseer dan het automatiseringsproces. Dit kan bijvoorbeeld via UBL (Uniform Business Language). De leverancier stuurt de factuur dan rechtstreeks op. Deze wordt direct ingeboekt en digitaal gearchiveerd. Vraag daarvoor wel eerst met welke systemen ze werken. Het koppelen van systemen is vaak makkelijker dan gedacht.
