Bij het woord archief denken de meeste mensen aan een volgebouwde ruimte vol met stoffige archiefkasten waar je nooit meer iets terugvindt. Gelukkig is dat tegenwoordig vaak niet meer het geval door de digitalisering. Ook iets voor jouw bedrijf? Lees hier meer over de voordelen van een digitaal archief.
Ruimtebesparing
Het eerste voordeel is een voor de hand liggende: je bespaart een hoop ruimte. Want als je de hele administratie digitaal opslaat, heb je ook geen horde aan ruimte rovende archiefkasten meer nodig. Zo houd je een hoop ruimte over die je voor andere nuttige dingen kunt gebruiken.
Eenvoudiger voldoen aan regelgeving
Als bedrijf heb je te maken met allerlei soorten regelgeving. Ook op het gebied van je administratie. Zo is er bijvoorbeeld de verplicht gestelde bewaartermijn voor documenten. Zo geldt voor financiële documenten en personeelsdossiers een bewaartermijn van 7 jaar. Voor medische dossiers is dit zelfs 15 jaar. Dus je ziet het papier al opstapelen.. Bij een digitaal archief is dit echter niet aan de orde en heb je enkel meer ruimte op je server of in de cloud nodig.
Vind snel wat je zoekt
Een van de grootste frustraties bij klassieke archieven is dat je soms urenlang (of zelfs dagenlang) moest zoeken om dat ene document terug te vinden. Om nog maar te zwijgen over die dossiers die echt kwijt waren. Je archief digitaliseren maakt meteen een einde aan deze frustraties. Zo kun je via het digitale systeem met een gerichte zoekopdracht binnen een paar seconden het juiste document al voor je neus hebben. Die eindeloze zoektocht is dus voorbij.
Digitale back up
Tot slot is het digitaal bewaren van je bestanden ook nog eens veiliger. Een archiefruimte waar brand ontstond betekende vroeger dat je alles kwijt was. Een ander risico was de kans dat iemand een dossier wist te ontvreemden en mee nam. Beide scenario’s waar je echt niet op zit te wachten. Door je archief te digitaliseren voorkom je beide zaken. Zo heb je zelfs bij brand vaak een externe server waar de documenten op staan en houd je met de juiste beveiliging ongewenste gasten buiten de deur. Een geruststellende gedachte.
Tot zover de voordelen van een digitaal archief. Wil je meer weten? Kijk dan eens op de website van I-FourC en lees er alles over.
