Steeds meer werknemers lopen tegen het probleem aan dat ze de planning niet meer rond krijgen. De werkzaamheden lijken niet meer in de beschikbare tijd te passen. Omdat het punctuele bij ons nederlanders hoog in het vaandel staat staat, worstelen we hier erg mee.
De gouden regel bij de nederlandse arbeider is toch wel “Afspraak is afspraak” Hiermee leggen we onszelf een behoorlijke werkdruk op. Meer dan de helft van de nederlanders worstelt hiermee. Ondanks dat er natuurlijk grenzen zijn aan de beschikbare tijd, is er ook nog een hoop te winnen door aan goede time management te doen. Laten we je
Stap 1. Rangschik die informatiestroom
De informatiestroom lijkt door de moderne technologie alleen maar een grotere rol in ons leven te gaan spelen. Denk aan alle sociale kanalen die we volgen, velen op ons eigen vakgebied. Zoals de nieuwsbrieven van websites of de linkedIn groepen waar we aan deelnemen. Maar ook de diverse agenda’s die we er op nahouden. Een agenda voor de zaken op werk een ander voor ons verenigingsleven. Tel daarbij nog eens de andere informatiekanalen bij op die we zijdelings meepikken zoals chats via Facebook, de WhatsApp berichtjes, de diverse mailboxen en je kunt gerust spreken van een enorme kluwen aan informatie. Om hierin niet helemaal de weg kwijt te raken is het vooral zaak de boel eens grondig te rangschikken.
Stap 2. Agenda in de cloud
Zorg voor 1 agenda in de cloud waar je alle afspraken laat samenkomen. Je kunt hierbij denken aan Google Calendar of de Agenda van Apple in de Icloud. Het mooie van dit soort agenda’s is dat je diverse agenda’s kan laten samenkomen in een dashboard. Waardoor je in een opslag kan zien wat er aan afspraken staat. Daarnaast kan je ook op elke gewenste plek een afspraak toevoegen of wijzigen via je mobiel. Als je jezelf aanleert dat je binnenkomende afspraken direct wegboekt hoeven ze daarna ook niet meer in je hoofd rond te spoken, En bestaat er ook niet meer de angst dat je iets kan vergeten. En het wordt nog mooier want deze eerste stap kan jezelf helemaal samen laten vloeien in de stap 2.
Stap 3. Iemand die slim planned doet aan time management
Met alleen die agenda ben je er nog niet. Op het werk gaan veel zaken op projectbasis, En dat vergt een nauwkeurige vorm van plannen. Vooral er nu meer en meer op afstand of vanuit huis gewerkt wordt is het belangrijk om een strak schema op te stellen waar iedereen zicht op heeft, Ook hier zijn veel methodes voor ontwikkelt, zoals de Gantt Chart en het planbord. Perfecte tools die door Timewax handig in een omgeving worden samengevoegd samen met nog meer handige functies zoals een gezamenlijk agenda-systeem met icalender of via Google Agenda , de mogelijkheid om urenstaten en rapportages, bezetting indelingen of facturen te maken. En allen nog eens mobiel te gebruiken ook. In 1 klap heb je dus ineens veel meer overzicht. Waardoor je door een strakkere planning straks veel beter uit zult komen in je tijd.
Stap 4.Discipline is: het hanteren van vaste routine
Afleiding is killing. Het komt neer op een vaste routine. Spreek naast die verplichte kop koffie (hoor je dat stemmetje al in je hoofd:” zonder een bakkie doe ik niks”) ook met jezelf af dat je de ochtend begint met een vast patroon. Dus half negen koffie, kwart voor negen doorlezen van de mail, agenda’s en het planbord en om negen starten met de werkzaamheden. Als je een vaste structuur aanhoudt (en je hier ook aan houd) zul je zien dat je veel effectiever gaat werken. Voer dit schema door over de hele dag. En probeer zoveel mogelijk ankerpunten te creëren op de dag waar je een bepaalde taak uitvoert, Schrijf deze ook op voor jezelf, of verwerk ze eventueel in je icloud agenda.
Het zal misschien even duren voor het een echte gewoonte wordt maar eenmaal daar zal je zien dat je meer op een dag kwijt kunt dan je in eerste instantie voor mogelijk had gehouden!
