Virtual data rooms zijn specifiek ingerichte online platformen die ervoor zorgen dat jij met een gerust hart informatie kan delen met derden. Je kan het zien als een digitale bewaarplaats, waar geen enkel document verloren kan gaan of beschadigd kan worden. Het veiligheidsniveau valt te vergelijken met dat van belangrijke financiële instituten zoals banken. En je hebt enkel een computer en toegang tot de kamer nodig, wat dan weer bespaart in andere kosten. Daarbovenop zorgt het ervoor dat al jouw documenten beschikbaar zijn op een globaal niveau, zolang jij toegang verschaft. Dit is aantrekkelijk voor internationale investeerders.
Het is een perfecte virtuele vergaderkamer waar je gevoelige documenten kan delen met derden voorbij de firewall. Bovendien heb je altijd zicht op wie er in welk document gekeken heeft. Dit is vooral handig met complexe transacties zoals fusies en overnames.
Permanente en tijdelijke data rooms
Jouw onderneming heeft de keuze tussen tijdelijke en permanente vdr’s. Met een tijdelijke data room zorg je eerst voor de interne voorbereiding om deze vervolgens dan veilig te delen met externen. Een permanente dataroom kan dan weer constant bijgewerkt en gedeeld worden. Aan de hand van machine learning, worden deze systemen steeds intelligenter en signaleren ze automatisch wanneer er zich een risico stelt.
Hoe begin je eraan?
Een vdr is uiteraard een complex systeem dat in handen moet liggen van een professional. Niet enkel en alleen omdat het een expertise is, maar ook omdat jouw onderneming uniek is en de data room dus moet voldoen aan de specifieke eigenschappen van jouw branche en bedrijf. Daarom is het best om vakmannen, zoals het team van Virtual Vaults, in te schakelen die met jou duidelijke afspraken kunnen maken.
