Je kunt verschillende redenen hebben om digitaler te gaan werken: je wilt milieuvriendelijker werken, je wilt een efficiencyslag maken, je wilt het stroomverbruik terugdringen, je wilt verduurzamen, je wilt besparen op toners en kosten, maar je kunt je beslissing ook baseren op de data die je gaat verzamelen en koppelen. Dat hangt af van je branche en je bedrijf.
Een voorbeeld: ben je accountmanager, verkoper of accountant? Dan komt het niet erg professioneel over als je binnenkomt met een papieren map. Je wilt tijdens het gesprek even iets opzoeken en zit vervolgens een paar minuten te bladeren in je papieren. Wat je wilt is je telefoon of laptop pakken, drie keer klikken en je document in beeld hebben.
De jonge generatie is niet anders gewend. Als werkgever ben je het eigenlijk aan je klant en aan je medewerkers verplicht om digitaal te werken. Hoe aantrekkelijk ben je voor nieuwe medewerkers als je niet meegaat met de tijd? Elke organisatie zegt dat de klant centraal staat. Doe dat dan ook en zorg ervoor dat je de spullen hebt om die klant centraal te stellen, dit doe je met documentbeheer.
Wat houdt documentbeheer in?
Documentbeheer, of document management, heeft alles te maken met het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Documentbeheer zorgt ervoor dat iedereen binnen je organisatie altijd en overal documenten kan vinden, bekijken en bewerken, eventueel samen met collega’s. Documentbeheer zorgt voor toekomstgerichte dossieropbouw.
Vroeger bewaarde je alle belangrijke communicatie, facturen en contracten van een relatie in een ordner, nu doe je dat in een digitale omgeving. Document management waarborgt ook de authenticiteit van documenten. Een document managementsysteem gebruik je om het proces van documentbeheer te digitaliseren. Zo’n systeem kan het dossier automatisch aanvullen.
Document management betekent: digitaliseren
Om met documentbeheer te kunnen beginnen, moet je een aantal processen digitaliseren. Doe je dat niet, dan zal je dossier niet compleet zijn. Een goed voorbeeld is papierloos werken. Veel bedrijven willen graag de printer de deur uit doen, maar krijgen het niet voor elkaar. Je zult moeten investeren in goede systemen en applicaties om succesvol te zijn.
