Voor veel mensen is vergaderen niet één van hun meest favoriete bezigheden. Het wordt gezien als noodzakelijk kwaad en ik hoor maar wat vaak dat het een moetje is waar over het algemeen weinig uit voortkomt. Naar mijn mening is dit een totaal ongegronde en niet realistische opvatting. Een goede vergadering kan zorgen voor een frisse wind, nieuwe inzichten en over het algemeen een beter functionerende afdeling. De grote vraag is, hoe doe je dat dan? Effectief vergaderen? Een aantal tips geef ik in deze blog.
Neem voldoende pauze
Vaak duren vergaderen lang en naar verloop van de vergadering zie je dat mensen steeds verder wegzakken in hun stoel. Mensen sluiten zichzelf op in een kleine ruimte zonder al teveel zuurstof en verwachten dan dat iedereen met fantastische nieuwe ideeën komt. Helaas werkt dat niet zo, dus zorg in ieder geval voor voldoende pauze. Als maatstaf neem ik zelf altijd om elk uur even vijf tot tien minuten pauze te houden.
Zorg voor een goede catering
Wanneer je vergadering niet langer duurt dan twee uur is koekjes, koffie en thee natuurlijk voldoende. Mocht een vergadering langer duren dan twee uur, dan is het goed om ook wat lunch te regelen. Zo weet je zeker dat je iedereen fris en fruitig houdt.
Stel een leider aan
Het grootste probleem met een niet effectieve vergadering is dat iedereen door elkaar heen gaat praten. Zeker wanneer je geen echte leider aanstelt. Wil je dit voorkomen dan is de logische volgende stap om een leider en een notulist aan te stellen. Door duidelijke rollen te verdelen weet je zeker dat mensen snappen wat er van hen verwacht wordt en wordt je vergadering logischerwijs geen kippenhok.
Denk eens aan een ander uitzicht
Een ander uitzicht, of andere locatie, zoals een congreslocatie kan je helpen om meer geïnspireerd te raken. Dit komt doordat mensen dan uit hun vaste patroon worden gehaald waardoor ze tot andere inzichten komen.
Succes!
Ik hoop dat je iets hebt gehad aan de tips in deze blog over vergaderen en dan je volgende vergadering hierdoor een stuk vruchtbaarder aanvoelt. Ik wens je in ieder geval heel veel succes!
